Det er vigtigt som virksomhed at se interessant ud for både kunder og medarbejdere. Dette kan gøres ved hele tiden at optimere sig internt i virksomheden. Desværre ses det ofte, at det ikke er regnskabsafdelingen som får mest opmærksomhed i denne proces.
Vi tager dig derfor igennem, hvordan du effektiviserer driften i din regnskabsafdeling.
Overblik
Det første vigtige skridt imod at effektivisere sig, er igennem et overblik. Her skal du, som økonomiansvarlig, skabe et overblik over hvor der kan effektiviseres. Hav derfor følgende ting i mente:
– Se på alle parametre i regnskabsafdelingen, og overvej om der er en mere effektiv måde at gøre dette på.
– Hvis disse parametre optimeres, gøres arbejdet så mere eller mindre besværligt? Hvis det gøres mindre besværligt, så burde næste del overvejes.
Medarbejderne i fokus
Efter du har dannet dig et overblik over hvad der kan optimeres, kan næste aspekt af processen begynde.
En af de basale grunde til at regnskabsafdelinger ikke er effektive, kan være at der ikke ses på om der arbejdes smart. Hvis en opgave skal gennemgås og bearbejdes flere gange, nedsættes effektiviteten i regnskabet. Derfor skal der findes måder at arbejde smart på. Meget basalt set, kan man sige at hvis din kollega går ned efter kaffe og du, 5 minutter efter, selv går ned efter kaffe, er jeres kaffe-hentning, ikke effektiv. Og som man altid skal huske på – tid er penge.
Om at arbejde smart
Der kan være mange måder at arbejde smart på i en regnskabsafdeling. Men en generel ting, som de fleste virksomheder kan nikke genkendelse til, er at hvis man erstatter det manuelle arbejde med det elektroniske, arbejdes der smartere. For at sætte det i perspektiv, kunne du, som økonomiansvarlig, aldrig finde på at skrive lange rapporter i hånden – det ville ikke være effektivt. Derfor; gør alt hvad der er manuelt, elektronisk, hvis det er muligt. Dette kan fx. gøres gennem:
– Økonomistyring ved et økonomiprogram (ERP-system), som gør økonomistyringen elektronisk.
– Integrering af en Elektronisk Fakturahåndterings løsning, hvor man får et elektronisk faktura flow. Herved fjerner man det manuelle arbejde ved fakturahåndtering.
Ekstra goder ved effektiviseringen
Igennem at effektiviserer, arbejde smart og gøre det meste af arbejdet elektronisk og automatisk, kommer der flere goder til jeres side. Hvis man tager udgangspunkt i en Elektronisk Fakturahåndterings løsning, sparer virksomheder tid og penge. Dette kan også mærkes hos jer i regnskabsafdelingen, da jeres arbejdsgang bliver effektiviseret og nemmere. Derved giver man også jer et bedre arbejdsmiljø og mere arbejdslyst.
Derfor, kan man samlet set sige, at integrering af elektroniske systemer og programmer er en optimal måde at effektivisere sin regnskabsafdeling.
Vil du gerne vide mere om hvordan man går fra manuelle arbejdsprocesser til elektroniske processer i regnskabsafdelingen? Så læs vores sidste blogindlæg her.
