Elektronisk Fakturahåndtering
Elektronisk fakturahåndtering – sikre modtagelser af alle slags bilag sker digitalt.
Løsningen er i skyen og ligger sig imellem jeres leverandør og økonomisystem
Fakturaen fremsendes
Fakturaer, kreditnotaer og kvitteringer sendes fra jeres leverandører via EAN, PDF, Mobil App og Scan
Fakturaen modtages
Bilag modtages af den rette modtager ud fra virksomhedens ønskede bilags flow. Godkendes, konteres og frigøres til økonomisystemet
Fakturaen til økonomisystem
Efter sidste godkendelse overføres bilag til kassekladden. Bilag er nu beriget med alt tekst, FIK koder m.m – derfor ikke mere tastearbejde
Fakturaflow - Hvordan fungerer fakturaflowet hos os?
Sådan fungerer elektronisk fakturahåndtering
Med vores løsning slipper du nu for manuel indtastning af fakturaer, kreditnotaer, kvittering fra udlæg m.m – uagtet om du modtager bilagne på papir eller som PDF-dokumenter.
Alt dette klare vi..
Vi modtager jeres bilag fra jeres leverandører – vi læser alt ind i vores løsning, I får automatisk besked når der er bilag I skal godkende, og efter godkendelsesflow som I ønsker det skal være, så ender bilag i kladden klar til jeres økonomisystem, alle godkendt, konteret og frigjort.
Med elektronisk fakturabehandling får I en forenklet proces for fakturagodkendelse – og vi modtager fra jeres leverandører fakturarer på enten EAN, PDF, eller som scannede bilag.
Når fakturaen er ankommet i vores løsning, så lander bilaget enten hos bogholder eller direkte hos rette person som har lavet indkøbet.
Bilaget finder selv vej ud fra bilags informationer så som att person, telefonnummer, ordrenummer og vi søger også fonetisk – så bilag skal nok finde vej. Er der ingen af ovenstående søgetermer som gør at bilag kan finde vej – så vil det lande hos bogholder, som skal finde rette person.
Det vil sige, der falder aldrig et bilag ned imellem 2 stole, og administrationen har altid fuld overblik over hvorhenne bilag er i forretningen.
Efter bilag er godkendt af 1 og evt 2 og evt 3 godkender, så kan det lande hos bogholder som tilsikre sig at godkendelsen er ok, samt at konteringen er fyldestgørende.
Derefter sendes bilag i kladden og klar i økonomisystemet. Det vil sige slut med at taste, alt er læst med over i økonomisystemet, så som FIK koder, kontonummer m.m
Bæredygtighed er et af de emner som fylder mest hos forbrugeren, da dette aspekt fylder mere og mere i folks hverdag. Derfor, med vores løsning er jeres virksomhed med til at løfte klimaopgaven. Vi er 100% digitale. Ingen papir, ikke flere udskrifter fra printeren – alt digitalt. Udover at gøre din virksomhed bæredygtig, kan faktura løsningen også give andre gevinster såsom:
• Større overblik over bogholderiet
• Store besparelser på tid ved bogholderiet
• Mindre manuelt arbejde
• Alle medarbejdere kan nu selv søge i egne bilag
• Revisor nøjes med online adgang til regnskab og bilag
• Hør ellers hvad vores kunder mener om vores produkt under referencer
Udover disse gevinster, er der selvfølgelig også en økonomisk gevinst.
Besparelsen er individuel fra virksomhed til virksomhed, baseret på ansatte, størrelse, bilagsmængder og meget mere. KPMG har tidligere lavet en uafhængig Analyse af besparelses- og innovationspotentiale ved digitalisering af forretningsprocesser hvor 625 virksomheder blev interviewet. En meget kort konklusion heraf er;
En fakturahåndtering vurderes til 55.-kr i flow omkostninger. Her er der taget højde for strøm, print, arbejdstid – og ikke kun for bogholderiet, men alle som har bilaget i hånden.
*Dokumentation omkring KPMG daværende rapport kan rekvireres hos Business-View ApS
En besparelse med vores løsning er tæt på 95% inklusiv koster med strøm og arbejdstid. Med andre ord, vores løsning giver bæredygtighed, godt dokumenteret tidsbesparende fordele på arbejdsområdet, samt en økonomisk gevinst.
Jeres leverandører kan sende jer fakturaer eller kreditnotaer via EAN (Det hedder GLN idag) eller via PDF. 80% af alle danske virksomheder kan idag sende fakturaer frem via EAN – det er langt mere sikkert end fremsendelse af PDF fakturaer. Vores løsning giver jer frihed
Når der modtages bilag i vores løsning kontrollerer vi leverandørens CVR-nummer op imod jeres kreditorregistrering i jeres kreditorliste. Vi kontrollerer også at leverandøren ikke fremsender samme faktura 2 gange i indeværende regnskabsår, sammen fakturanummer samt kontrollere om leverandøren i det hele taget er oprettet i jeres kreditor
Såfremt der ikke er overensstemmelse heri, vil bilag går til bogholderen som træffer beslutning om bilaget´s videre flow. Det kan være leverandør skal oprettes i kreditorkontokortet, eller at kreditor skal rettes til med korrekt CVR nummer, eller måske slet ikke skal være der
Med vores løsning, får i efterhånden renset jeres kreditorkontokort
Overvejer I måske på sigt en udskiftning af jeres økonomisystem, og vil I gerne i gang med at digitalisere – men skift af økonomisystemet et stort skridt for jer?
Så anbefaler vi, at I begynder med at få Elektronisk Fakturahåndtering til jeres nuværende system – for allerede her er I kommer langt i jeres digitaliseringsproces og bæredygtighed.
Når I på sigt ønsker at opdatere eller skifte økonomisystemet, kan I blot tage vores Elektronisk Fakturahåndtering løsning med. Dermed undgår I, at jeres brugere både skal forholde sig til nyt økonomisystem og digital bilagshåndtering på samme tid.
Har du kreditorbilag, der ikke kommer via EAN, bliver de automatisk scannet og får ført data, til de korrekte nøglefelter. Hele bilaget scannes, så der efterfølgende kan fritekstsøges i dit bilagsarkiv. Den kunstige intelligens du får med vores ‘Elektroniske fakturahåndterings løsning’ har aldrig været bedre og gør samtidig, at du helt kan undgå at opbygge skabeloner.
Udlægshåndtering: I 80% af danske virksomheder idag – der klarer medarbejderne selv tastearbejdet med deres udlæg – og det gælder alle virksomheder. Vi understøtter selvfølgelig også dette behov for at drift optimeres i bogholderiet, og har vores egen udlægsportal. Denne portal kan tilrettes til kundes personlige portal med egne ønsker til formularer, så de matcher virksomhedens nuværende håndtering, blot med den optimering at det nu er medarbejderne som selv skal taste bilag ind i løsningen. Dette er virkelig nemt og enkelt, og sikre at bilag, samt indpasning, nu er revisionslogget og at godkendelsen af disse lander direkte hos den ansvarlige i virksomheden. Efter godkendelse så er bilaget i flow på lige fod med almindelige kreditorbilag, og vil blive udbetalt på lige fod som en kreditor. Alt er revisionslogget.
Vores løsning har simpel godkendelse via app. Når brugeren modtager information omkring godkendelse af bilag, kan I logge direkte ind på jeres app, og her vil I kunne godkende bilaget, nemt enkelt og intuitivt – til videre flow i jeres virksomhed.
I vores løsning er der mulighed for at oprette ubegrænset antal afdelinger som bilaget skal gå til. Den enkelte afdeling kan så godkende bilaget for videre flow i løsningen. I den enkelte afdeling skal brugeren dog være logget ind med sin egen profil, således det revisionsmæssigt kan dokumenteres hvem der i afdelingen har godkendt bilaget.
Bruger og antal
Vores løsning er baseret på enkelthed, og overskuelighed, og derfor er der selvfølgelig ubegrænset antal brugere i vores løsn ing – helt gratis.
Den enkelte bruger kan opsættes med notifikation mails, således at denne ikke selv skal gå ind i systemet og se om der ligger bilag til den pågældende for godkendelse. Man bliver informeret om dette nemt og enkelt.
Brugeren gives tilladelse til at se i egne bilag eller i alle virksomhedens bilag – uanset hvorhenne brugeren befinder sig. (På job, i bilen, i lufthavnen eller hjemme). Det giver således brugeren en frihed til at godkende et bilag når denne har tid.
Der kan oprettes afdelinger som kan godkende. Det kunne være en Pedelgruppe, en indkøbsafdeling, en salgsafdeling, en kantinegruppe og evt en bogholderi gruppe.
Alle muligheder er åbne i vores løsning, med en brugerflade som er tilpasset jeres virksomheds struktur og ønsker.
Match Fakturaer rettet imod indkøb. Når et indkøb er foretaget fra økonomisystemet mod leverandøren med et ordrenummer, så vil leverandøren ved levering af varen fremsende fakturaen med påført ordrenummer. Vores løsning vil automatisk stå og lytte på ”åbne” indkøbsordre i jeres økonomisystem, og i det tilfælde der modtages en vare med en åben indkøbsordre, tilknyttes fakturaen indkøbsordren automatisk, og denne kan godkendes. Det er altså kun antallet af faktuelt varemodtaget varer der bliver registreret. Skulle der modtages mere eller mindre af varen på ordren, vil man i vores løsning kunne tilpasse antallet og eller prisen, og dette vil synkroniseres til økonomisystemet.
Du kan få indlæst dine prisaftaler i vores løsning . Herefter kan du automatisk få kontrolleret, om dine varer er faktureret efter den aftalte pris. Hvis prisen afviger fra det aftalte, vil den varelinje blive markeret med rød, når du får fakturaen til godkendelse.
Det eneste du behøver for at få adgang til dine bilag er adgang til internettet. Herefter kan du og dine kollegaer tilgå kreditorbilagene via desktop eller app.
I vores løsning kan der oprettes ubegrænset antal regnskaber. Til hvert regnskab kan man tilknytte forskellige kontoplaner, projekter, kreditor kontokort Brugerne kan tilknyttes de enkelte regnskaber i vores løsning, således den enkelte bruger kun har adgang til det virksomheden ønsker. Det giver for administrationen fuld overblik over alle bilag, og I hvilket regnskab det er kommet til, samt hvorhenne i forretningen det ligger til godkendelse.
Vores løsning har simpel godkendelse via app. Når brugeren modtager information omkring godkendelse af bilag, kan I logge direkte ind på jeres app, og her vil I kunne godkende bilaget, nemt enkelt og intuitivt – til videre flow i jeres virksomhed.
Med vores løsning slipper du nu for manuel indtastning af fakturaer, kreditnotaer, kvittering fra udlæg m.m – uagtet om du modtager bilagne på papir eller som PDF-dokumenter.
Alt dette klare vi..
Vi modtager jeres bilag fra jeres leverandører – vi læser alt ind i vores løsning, I får automatisk besked når der er bilag I skal godkende, og efter godkendelses flow som I ønsker det skal være, så ender bilag i kladden klar til jeres økonomisystem, alle godkendt, konteret og frigjort.
Med elektronisk fakturabehandling får I en forenklet proces for fakturagodkendelse – og vi modtager fra jeres leverandører fakturaer på enten EAN, PDF, eller som scannede bilag.
Når fakturaen er ankommet i vores løsning, så lander bilaget enten hos bogholder eller direkte hos rette person som har lavet indkøbet.
Bilaget finder selv vej ud fra bilags informationer så som att. person, telefonnummer, ordrenummer, projekt nummer og vi søger også fonetisk – så bilag skal nok finde vej. Er der ingen af ovenstående søgetermer som gør at bilag kan finde vej – så vil det lande hos bogholder, som skal finde rette person.
Det vil sige, der falder aldrig et bilag ned imellem 2 stole, og administrationen har altid overblik over hvorhenne bilag er i forretningen.
Efter bilag er godkendt af 1 og evt 2 og evt 3 godkender, så kan det lande hos bogholder som tilsikre sig at godkendelsen er ok, samt at konteringen er fyldestgørende.
Derefter sendes bilag i kladden og klar i økonomisystemet. Det vil sige slut med at taste, alt er læst med over i økonomisystemet, så som FIK koder, kontonummer m.m
I vores løsning er det en mulighed for brugerne at berige godkendelsen med et kontonummer ud fra et udsnit af kontoplanen. Det vil dog altid være den endelig godkender (Eksempelvis bogholderen) som slutgodkender at kontonummeret man har valgt er det korrekte. Et eksempel kunne være at bilaget automatisk kom til Pedel – ud fra en information på bilag omkring navn, eller telefonnummer, eller ordrenummer. Pedel godkender og får nu en mulighed for at sætte en konto på. (Ikke valg af hele kontoplanen – måske kun 4-5 muligheder således det beriger den endelige godkender (Bogholderen måske). Når Pedel har påsat kontonummeret – vil dette komme videre i flow, og bogholder som endelig godkender kan acceptere dette og endelig godkende eller ændre kontoen til korrekte – uden at bilag skal starte forfra i godkendelsesflowet. Så med andre ord, så er denne mulighed med til at hjælpe bogholderen med hvad det er der er købt samt hvilken konto Pedel her – mener fakturaen skal tilknyttes konti på.
I har med vores løsning mulighed for at kontere på projekter og eller afdelinger. I godkendelsesflowet kan I vælge om et bilag skal påføres et projektnummer, eller en afdeling eller om det blot skal godkendes med kontering eller uden. Bilaget vil finde vej frem til rette postmodtager ud fra bilaget berigelse med ordrenummer, mailadresse, att. Person, afdeling eller projektnummer – og således vil jeres forretning spare tid og arbejdsgange med daglig håndtering af bilag.
Godkendelsesflowet kan opsættes på få timer og kan nemt tilpasses, præcis det du ønsker. Du har hurtig og nem adgang til oprettelse af nye brugere, hvor roller og rettigheder kan tilpasses med få klik.
Med automatisk distribution slået til, kan bilaget helt selv finde frem til rette 1. godkender, på baggrund af de data der fremgår af bilaget eller regler opsat på leverandøren.
Efter 1. godkendelse vil bilaget finde vej frem til 2. godkender ud fra det flow som administratoren har valgt ved opstarten af løsningens igangsættelse. (Dette kan der selvfølgelig nemt ændres på af administratoren)
Efter bilaget har været igennem virksomhedens ønskede flow, lander den i bogholderiet for endelig godkendelse og replikering til økonomisystemet, med alle data overført. Ikke flere manuelle indtastninger i økonomisystemet, hverken varebeskrivelse, kreditor, FIK koder eller andet, alt løftes elektronisk fra vores løsning til økonomisystemet.
Dermed automatiseres processen for postfordeling og giver yderligere tidsbesparelser.
"Vi sidder klar til en uforpligtende snak omkring, hvordan vi sammen kan skaber en værdifuld løsning tilpasset din virksomhed."
